Mentre le aziende e le piccole imprese modificano i loro piani aziendali per accelerare le iniziative di trasformazione digitale, molti imprenditori e leader danno la priorità alla firma elettronica come primo passo nel loro viaggio digitale. Di fronte alla pressione di abbandonare i processi cartacei, le organizzazioni si rivolgono alla firma elettronica, un componente piccolo ma fondamentale, per contribuire alla digitalizzazione end-to-end, migliorare l’esperienza dei clienti e massimizzare l’efficienza del flusso di lavoro.
Da oltre vent’anni le soluzioni di firma elettronica sono diventate sempre più popolari e molti fornitori sono apparsi sul mercato, tra cui OneSpan Sign (ex eSignLive), DocuSign, Adobe Sign, SignNow, HelloSign, SignEasy, DropBox, BoxSign, RightSignature, eSign Genie, eversign e PandaDoc. Con così tante opzioni, come si fa a valutare tutti i fornitori per determinare quale sia la soluzione migliore per voi? Se anche voi state prendendo in considerazione la firma elettronica nell’ambito delle vostre iniziative di trasformazione digitale, è importante selezionare la migliore soluzione di firma elettronica in grado di soddisfare le esigenze della vostra organizzazione, oggi e domani.
Firma elettronica vs. software di firma digitale
Prima di esplorare i criteri chiave, chiariamo alcuni termini. Sebbene la firma elettronica e la firma digitale vengano talvolta erroneamente utilizzate come sinonimi, si tratta di concetti distinti.
La firma elettronica è una versione digitalizzata della firma autografa utilizzata da secoli e millenni. Rappresenta il consenso del firmatario a essere vincolato dai termini del contratto firmato. In quanto processo digitale, la firma elettronica offre numerosi vantaggi rispetto all’alternativa manoscritta, tra cui una migliore gestione dei documenti e dei contratti, la possibilità di snellire i processi aziendali e un’esperienza di firma più semplice.
La firma digitale, tuttavia, è un termine meno intuitivo. Si riferisce alla tecnologia di crittografia/decrittografia utilizzata dai software di firma elettronica. La firma digitale viene utilizzata per impedire la manomissione di un documento digitale dopo l’apposizione della firma. In genere, i principali fornitori di firma elettronica utilizzano le soluzioni e le funzionalità di firma digitale come parte delle loro soluzioni di firma elettronica più ampie.
Sette cose da considerare nella scelta del miglior software di firma elettronica
Flessibilità
La soluzione di firma elettronica offre una flessibilità sufficiente a supportare le crescenti esigenze dell’organizzazione? Spesso le organizzazioni distribuiscono uno strumento di firma elettronica a un solo reparto, ma poi ne estendono l’uso a tutta l’organizzazione. Nel valutare la flessibilità della firma elettronica, tenete conto di quanto segue:
- Opzioni di implementazione multiple: La soluzione di firma elettronica consente all’azienda di distribuire le firme elettroniche in un cloud pubblico o privato, oppure in sede, dietro il firewall dell’organizzazione?
- Molteplici modalità di consumo: La soluzione offre la possibilità di automatizzare il processo di firma integrando le firme elettroniche nelle vostre applicazioni? Consente di utilizzare le firme elettroniche in modo non integrato o avviato dall’utente? È possibile utilizzare un’applicazione mobile indipendente su dispositivi iOS e Android o un’applicazione SaaS? Le funzionalità dell’app di firma elettronica sono limitate? È comunque possibile firmare un numero illimitato di documenti?
- Metodi di autenticazione multipli e opzioni di sicurezza: La soluzione supporta più metodi di autenticazione per convalidare l’identità del firmatario, tra cui SMS OTP e verifica dell’identità? Supporta una combinazione di più metodi di autenticazione per l’autenticazione a due fattori o l’autenticazione a più fattori? Offre una traccia di audit per gli accordi firmati che cattura gli eventi chiave della firma, come l’autenticazione dei firmatari, il tempo trascorso su un documento, chi ha firmato e dove? Gli accordi firmati sono sigillati dopo che ogni persona ha firmato, garantendo l’integrità del documento?
- Dispositivi multipli: La soluzione offre un’esperienza ottimale su diversi dispositivi come laptop, computer desktop, tablet, dispositivi mobili e smartphone?
- Supporto globale: La soluzione supporta le vostre esigenze di firma elettronica su scala globale? Supporta la funzionalità di firma dei documenti in più lingue? Se si preferisce l’archiviazione in cloud, il fornitore dispone di sedi cloud in tutto il mondo per la residenza dei dati?
- Canali multipli: La soluzione consente di ottimizzare l’esperienza dell’utente attraverso più canali, come il Web, la vendita al dettaglio, il call center o l’esterno?
- Piani tariffari multipli: La soluzione offre un modello di prezzo conveniente e in linea con le vostre esigenze aziendali? Esistono piani a pagamento e piani gratuiti? Quanto è limitata la funzionalità della piattaforma di firma tra i piani disponibili? Il fornitore ha la reputazione di gonfiare il prezzo al momento del rinnovo? Come viene determinato il prezzo per un singolo utente rispetto a quello per più membri del team?
Marchio personalizzato
La soluzione di firma elettronica consente alla vostra organizzazione di mantenere il proprio marchio durante l’intero processo di firma elettronica? La personalizzazione è fondamentale per ridurre i tassi di abbandono, e un processo di firma elettronica completamente personalizzato aiuta a creare fiducia nei clienti nella transazione digitale e porta a raggiungere alti tassi di adozione.
Facilità d’uso
Uno dei vantaggi principali della firma elettronica è la firma dei documenti in tempo reale, ma questo vantaggio può essere vanificato da una soluzione software con un’interfaccia utente o un’esperienza d’uso scadente. La soluzione di firma elettronica è semplice da usare per tutti gli utenti? È accessibile e facile da usare per tutti coloro che inviano richieste di firma e firmano documenti aziendali? È facile da sviluppare e amministrare per i professionisti IT? Se un utente desidera utilizzare un’immagine della propria firma autografa, è difficile caricare una firma disegnata a mano? Le principali soluzioni di firma elettronica includono anche una funzione di creazione di documenti drag-and-drop che consente al team di assemblare rapidamente i documenti da firmare.
Conformità
OneSpan Sign è stato progettato per allinearsi ai principali regolamenti e requisiti in tutto il mondo. La soluzione di firma elettronica è conforme a tutti i tipi di firma previsti dalle principali normative in materia di firma elettronica, come ad esempio eIDAS, l’Uniform Electronic Transactions Act (UETA) o l’Electronic Signatures in Global and National Commmerce Act (ESIGN Act)? Inoltre, assicuratevi che la vostra soluzione di firma elettronica sia conforme agli standard specifici del settore relativi al vostro caso d’uso. Ad esempio, come si allineerà la vostra soluzione di firma elettronica ai requisiti HIPAA in un contesto sanitario?
Integrazione con altre piattaforme software
La soluzione di firma elettronica offre API e SDK completamente supportati, consentendo allo staff di sviluppo di implementare rapidamente soluzioni integrate? Offrono connettori precostituiti per applicazioni aziendali popolari come Salesforce, codice di esempio e supporto per il team di sviluppo? Addebitano costi aggiuntivi per gli ambienti di sviluppo?
Automazione ed efficienza dei processi
La soluzione di firma elettronica si integra con i sistemi a monte e a valle dell’organizzazione per consentire un’elaborazione diretta? Siete in grado di applicare le regole aziendali in tutto il flusso di lavoro della firma? La soluzione è sufficientemente robusta da consentire fasi di elaborazione opzionali come l’acquisizione flessibile dei dati, l’inserimento dei documenti e le opzioni di firma multiple? La soluzione è in grado di supportare flussi di lavoro automatizzati e complessi? Dispone di una funzione di invio massivo? Inoltre, la soluzione dovrebbe utilizzare modelli riutilizzabili che aiutino il team a semplificare la creazione dei documenti.
Garanzia di identità
La soluzione di firma elettronica offre vari metodi di autenticazione per convalidare clienti noti e sconosciuti? La soluzione consente di sfruttare un mix di tecnologie esistenti e nuove che riducono il rischio di frode e di ripudio? Oltre ai criteri di cui sopra, è importante scegliere un fornitore che abbia esperienza nel vostro settore e una profonda conoscenza delle sue esigenze specifiche. Fate la vostra due diligence ricercando la reputazione e il successo del fornitore tra i suoi clienti esistenti: volete collaborare con un fornitore che sia veramente investito nel successo del vostro progetto di firma elettronica.
Contenuto ispirato a https://www.onespan.com/blog/how-to-choose-an-esignature-solution