Trasmettere in diretta streaming una conferenza per la prima volta può essere una sfida. Anche gli organizzatori di eventi più esperti possono crollare sotto la pressione della diretta.
Ma non preoccupatevi. Il live streaming di una conferenza virtuale può avere un impatto positivo sulla vostra attività. Dall’espansione del vostro marchio all’offerta di un’esperienza live di qualità per i partecipanti, imparare a trasmettere in diretta è molto utile.
In questa guida vi spiegheremo perché gli organizzatori di eventi dovrebbero prendere in considerazione il video per far crescere la loro attività. Inoltre, vi illustreremo tutti i dettagli su come trasmettere una conferenza o un webinar in diretta.
Che cosa sono i webinar e le conferenze in diretta streaming?
Per prima cosa, spieghiamo le basi dei webinar e delle conferenze in diretta.
Un webinar in diretta è una presentazione o una discussione online trasmessa in tempo reale. In genere, comprende un singolo presentatore o un gruppo di presentatori che discutono un argomento. Per migliorare la presentazione del webinar si utilizzano spesso slide, materiale multimediale e videoclip.
Oggi gli eventi online e i webinar si sono ampliati. Un numero sempre maggiore di marchi si affaccia per la prima volta al live streaming per condurre riunioni, presentazioni ed eventi.
Per gli organizzatori di eventi, questo pone una nuova sfida. Come portare la conferenza di persona nello spazio online?
È qui che entra in gioco il live streaming di una conferenza. L’esperienza dell’evento di persona viene portata online.
Questo include la trasmissione delle sessioni della conferenza e l’offerta di strumenti come le domande e le risposte in diretta e i sondaggi per tenere impegnati i partecipanti alla conferenza. I requisiti di produzione sono più complessi di quelli di un webinar, dato il numero di sessioni, relatori e contenuti multimediali necessari per organizzare una conferenza su larga scala, ma i risultati valgono lo sforzo.
Ora che conosciamo bene i due tipi di eventi dal vivo, parliamo del valore dello streaming di una conferenza.
9 motivi per trasmettere una conferenza in diretta streaming
Ci sono molte cose da considerare prima di tuffarsi nel mondo del live streaming. Tuttavia, abbiamo imparato che c’è molto da guadagnare se lo si utilizza.
Quando si tratta di iniziative aziendali, KPI e obiettivi generali, la trasmissione in diretta di una conferenza può avere un impatto su importanti aree di crescita. Dall’aumento dei ricavi alla portata globale, non c’è mai stato un modo più semplice ed efficace per espandere la propria attività.
Scoprite quindi alcuni dei modi in cui la vostra azienda può trarre vantaggio dallo streaming di una conferenza.
Promuovere la notorietà del marchio
Senza una sede fisica o costi eccessivi di cui preoccuparsi, gli organizzatori di eventi che in precedenza lavoravano con vincoli fisici possono fare marketing in aree del mondo senza preoccuparsi dei costi di viaggio dei partecipanti e di altre limitazioni fisiche che in precedenza potevano scoraggiarli. Con gli eventi virtuali e ibridi, non c’è più un limite regionale applicato alla spesa di marketing.
Raggiungere un pubblico globale
Aumentando i vostri sforzi di marketing, probabilmente vedrete un aumento del pubblico. Si tratta di una grande vittoria. Oltre ad avere nuovi contatti da aggiungere al vostro database, scoprirete un nuovo pubblico proveniente da tutto il mondo. Il vostro territorio di attività, un tempo limitato, crescerà enormemente. E non preoccupatevi! In una conferenza virtuale c’è sempre molto spazio.
Ottimizzare le risorse
Passando a una conferenza in live streaming, si ha l’opportunità di investire nelle esigenze virtuali risparmiando sui costi complessivi. Ciò include: una piattaforma che rispecchi gli obiettivi della conferenza, risorse di produzione di alta qualità e un team che renda il live streaming un’esperienza coinvolgente per il pubblico. Con il live streaming, risparmierete anche i costi e il tempo tipicamente impiegati per gli spostamenti e le visite alle sedi.
Mantenere i clienti
A volte dimentichiamo di restituire qualcosa a coloro che fanno girare le ruote della nostra azienda. Prendete il tempo necessario per mettere in evidenza i vostri clienti nella vostra conferenza in diretta streaming. Chiedete loro di partecipare come oratori, relatori o moderatori. Dare risalto ai clienti in una conferenza virtuale è un modo per ringraziarli per la loro fedeltà e per alimentare il vostro rapporto.
Raggiungere gli obiettivi di affluenza
Le conferenze in diretta streaming sono un evento a basso costo sia per i partecipanti che per i relatori. La possibilità di sintonizzarsi comodamente da casa è la ciliegina sulla torta per garantire alti tassi di conversione.
Ampliare il pubblico di riferimento
Le conferenze in diretta streaming attirano pubblico da tutto il mondo ed è probabile che i responsabili del marketing e i produttori di eventi vedano un aumento delle presenze del loro pubblico di riferimento. Per i marketer che praticano l’ABM (account-based marketing), la dimensione del pubblico target può espandersi oltre i limiti di uno spazio fisico.
Contenuti intramontabili
Trasmettete in diretta streaming le conferenze ben oltre la data di lancio. Con la giusta piattaforma di hosting video, potete registrare automaticamente la vostra conferenza senza bisogno di attrezzature aggiuntive. Le registrazioni in diretta possono essere riutilizzate per campagne di marketing successive all’evento, come ad esempio il video di presentazione dell’anno prossimo, i materiali per l’abilitazione alle vendite o per un prossimo webinar.
Aumentare le entrate aziendali
Immaginate di aver speso strategicamente il budget per il live stream, di aver registrato il tasso di partecipazione e di aver avviato le iniziative di marketing post-congressuale. È ora di sedersi e osservare i risultati. Sia che si tratti di un risparmio per la rinuncia ai costi dei fornitori fisici, sia che si tratti di un aumento dei ricavi dei biglietti o di nuove attività, tutti i segnali indicano un aumento dei ricavi complessivi dell’azienda.
Niente di meglio di un live stream
Anche se è “sicuro” seguire la strada della registrazione, non c’è niente di meglio dell’interazione dal vivo con il pubblico. Lanciate sondaggi, domande e risposte in diretta e nuvole di parole per ottenere dati in tempo reale e capire il livello di coinvolgimento della vostra conferenza in diretta streaming. Puntate a creare contenuti coinvolgenti che immergano il pubblico nella vostra esperienza virtuale. Offrite a tutti opportunità di networking per connettersi socialmente attraverso varie funzionalità di chat o strumenti di programmazione delle riunioni.
Come trasmettere una conferenza in diretta streaming
Ora che avete capito il valore del live streaming, vediamo come trasmettere una conferenza in streaming.
Abbiamo ridotto il tutto a cinque semplici passaggi. Prima di affrontare l’aspetto tecnico di una conferenza o di un webinar in diretta, concentratevi sugli obiettivi della conferenza. Troppo spesso i pianificatori saltano questa fase importante per tuffarsi nella produzione. Ma una volta definiti gli obiettivi, sarete in grado di dare priorità a ciò che è veramente importante per un’esperienza senza interruzioni.
Stabilire gli obiettivi della conferenza
Considerate alcuni degli obiettivi comuni di un evento, tra cui:
- Aumento della partecipazione del pubblico
- Aumento degli introiti dei biglietti
- Raggiungimento o superamento di un determinato obiettivo di sponsorizzazione
- Sensibilizzazione generale del marchio per la vostra azienda
- Una volta stabiliti gli obiettivi e un’agenda di lavoro, è possibile valutare meglio le esigenze tecniche dell’evento. È normale non conoscere tutti i dettagli, ma avere un’idea di ciò che vi serve quando parlate con i professionisti della produzione sarà di grande aiuto e di grande apprendimento.
Controllate la larghezza di banda Internet
Assicuratevi di avere una larghezza di banda sufficiente, se non leggermente superiore, per lo streaming della vostra conferenza in diretta. Come regola generale, puntate ad avere a disposizione 1,5 volte il volume di bit del vostro streaming per tenere conto delle potenziali fluttuazioni della rete.
Assicuratevi di avere un mixer audio, uno switcher e un encoder
È necessario un mixer audio che converta le fonti audio da un microfono in un suono di qualità per l’evento in diretta streaming.
Oltre a una webcam o a una telecamera per registrare i contenuti, è necessario anche un dispositivo di codifica che converta il video in formato digitale per lo streaming in diretta su Internet. Nel caso in cui si vogliano alternare diverse riprese, è necessario anche un commutatore video.
Trovate la giusta piattaforma di live streaming
Ce ne sono tantissime, ma tenete conto della loro nicchia. Alcune sono basate sulle metriche e forniscono dati sorprendenti. Altre si rivolgono al networking e alla gamification. Fate le vostre valutazioni e guardate le demo prima di prendere una decisione definitiva.
Investite in un team di produzione
La prima impressione conta. Se è la prima volta che vi cimentate in una conferenza in diretta streaming, vi consigliamo vivamente di assumere un team di produzione professionale. Affinché i vostri investimenti in eventi abbiano un impatto, la vostra conferenza in live stream deve offrire un’esperienza eccellente. Un team di produzione professionale garantirà un’esecuzione e un supporto senza soluzione di continuità. Voi presentate la visione, mentre il team di produzione lavora per dare vita alla vostra visione.
Scegliere la piattaforma di streaming
Quando valutate le piattaforme di streaming, considerate lo scopo della vostra conferenza. Perché state organizzando questo evento? Si tratta di educare il pubblico, fare rete, interagire o semplicemente condividere contenuti? Pensate anche al tipo di dati di cui avrete bisogno dopo l’evento. Prendete in considerazione l’intero ciclo di vita dell’evento, dall’iscrizione alla conferenza all’accesso on-demand.
Distinguete tra le caratteristiche “indispensabili” e quelle “piacevoli” durante la ricerca di tutti i vari tipi di piattaforme. Con l’aumento del live streaming, ci sono molti tipi di piattaforme. Cercate di delineare chiaramente le vostre esigenze per accelerare il processo di valutazione. Per iniziare, ecco alcuni tipi di piattaforme per lo streaming di contenuti in diretta.
Piattaforme social. È probabile che stiate già utilizzando piattaforme sociali come LinkedIn, Twitter e Instagram. Esse consentono al vostro marchio di raccontare una storia e di connettersi con altri utenti che la pensano allo stesso modo. Piattaforme come Facebook e Youtube vi permettono di raggiungere un vasto pubblico da tutto il mondo. Grazie al gran numero di utenti esistenti, queste piattaforme sono di facile accesso e navigazione per la maggior parte del pubblico.
Piattaforme di webinar. Queste piattaforme sono incentrate sulla formazione e sono ideali per i webinar dal vivo e/o le masterclass. Alcune di queste piattaforme sono molto diffuse, come ON24 e GoToWebinar, e consentono di effettuare domande e risposte al pubblico, presentazioni e altro ancora.
Piattaforme di gioco. Se siete amanti della grafica, della tecnologia e del gioco, piattaforme come Picarto, Twitch e Smashcast sono perfette per un perfetto coinvolgimento.
Piattaforme di videoconferenza. Piattaforme di conferenza come Zoom e Microsoft Teams consentono comunicazioni 1:1 per riunioni interne e collaborazione in tempo reale.
Piattaforme all-in-one. Piattaforme di live streaming come Vimeo Enterprise consentono di creare, ospitare e distribuire i contenuti video e di inviarli ad altre destinazioni.
Suggerimento: una volta impostata la piattaforma di streaming, prendete in considerazione la trasmissione in simulazione sui canali dei social media. La funzione di simulazione può aiutarvi a raggiungere il pubblico ovunque si trovi, tra cui Linkedin, Twitter, Facebook, Youtube, Twitch o una destinazione specifica tramite RTMP.
Tre consigli per la produzione
La gestione di una conferenza in diretta streaming può spaventare chi si avvicina per la prima volta allo streaming. Ecco tre semplici consigli di produzione che vi aiuteranno a organizzare una conferenza eccellente.
Collaborate con un team di produzione professionale
Indipendentemente dal budget a disposizione per l’evento, ecco un paio di ruoli da prendere in considerazione per aiutarvi a realizzare una grande produzione.
Produttore: Siete voi! In qualità di produttore, create la visione dell’evento. Dall’ordine del giorno, ai relatori e ai contenuti, siete voi a occuparvi della logistica. Nel caso di un team molto piccolo, potreste anche fungere da speaker, assicurandovi che lo spettacolo si svolga esattamente come dovrebbe, minuto per minuto.
Regista: Lavora a stretto contatto con il produttore. Sono responsabili della registrazione del live stream dal punto di vista tecnico. Tagliano le diverse inquadrature seguendo le indicazioni del produttore e forniscono anche il loro contributo professionale.
Operatore del suono: Si occupa del funzionamento e della manutenzione del mixer audio utilizzato per registrare, migliorare o mixare il suono.
Operatore teleprompter: È responsabile della trascrizione di copioni o registrazioni in un formato leggibile su schermi specifici che vengono utilizzati per chiedere agli oratori di iniziare a parlare o almeno di ricordare cosa dire.
Tecnico di trasmissione: Si assicura che il live stream sia puntuale, abbia la larghezza di banda adeguata e trasmetta in alta qualità. È anche la persona di riferimento per la risoluzione di qualsiasi problema di streaming.
Verificate il fabbisogno di attrezzature
Oltre alle esigenze tecniche di base e alla piattaforma di streaming, ci sono altre attrezzature da controllare prima di andare in onda.
Telecamera: La telecamera è essenziale per la registrazione e si collegherà al dispositivo di codifica che converte il video in un formato per lo streaming in diretta. Se si prevede di effettuare riprese multiple da diverse angolazioni, è necessario determinare il numero di telecamere necessarie.
Treppiedi: Per una ripresa stabile si consiglia di utilizzare treppiedi. Se si utilizzano più telecamere, è opportuno posizionarle sui treppiedi in base alle inquadrature desiderate.
Microfoni: Sebbene i microfoni a mano siano in genere più convenienti, i microfoni lavalier sono più appropriati (e comuni) per lo streaming, in quanto si agganciano ai vestiti e consentono di avere la mano libera. Se dovete usare un microfono a mano, scegliete un microfono a condensatore o un microfono per cuffie.
Computer portatile: Se non utilizzate un computer portatile fornito dal team di produzione, dovrete usare il vostro. Assicuratevi di avere con voi tutti i cavi e gli adattatori corretti. Potete anche risparmiare sui costi di produzione fornendo il vostro portatile.
Essere sempre preparati
Gli organizzatori di eventi esperti sanno che in loco può succedere di tutto. Lo stesso vale per le conferenze in diretta streaming. Preparatevi all’imprevisto nel miglior modo possibile.
Cavi extra: Nel caso in cui le riprese vengano effettuate al di fuori di uno studio, è bene portare con sé dei cavi extra per eventuali cambi di set o regolazioni della telecamera. È anche utile averli a portata di mano se un cavo smette di funzionare!
Prese di corrente: Avete bisogno di ricaricare il portatile o il cellulare? Portate con voi una ciabatta in più per tutti gli oggetti elettronici vari, perché è probabile che tutte le prese vengano utilizzate per la produzione.
Batterie: Per le apparecchiature senza fili, portate con voi un set di batterie extra. Assicuratevi di essere preparati. A volte le riprese si protraggono più a lungo del previsto o le attrezzature vengono accidentalmente lasciate indietro.
Esecuzione dello spettacolo: la bibbia degli eventi virtuali
Avete l’attrezzatura e il team per supportare il vostro evento virtuale o la vostra conferenza in diretta streaming. Ora dovete sapere quando si svolgeranno alcuni aspetti del vostro evento, come alcune riprese, il passaggio da un ospite all’altro e gli intervalli.
È a questo punto che entra in gioco il vostro run of show (ROS). Si tratta di un documento che elenca tutti i contenuti della conferenza in diretta streaming, minuto per minuto. Questo documento viene condiviso con la maggior parte del team in modo da sapere quale video visualizzare sullo schermo, quale audio riprodurre e quando tutto deve avvenire.
Testate il vostro live stream
Il fatto che la conferenza sia in diretta streaming non significa che non si possano (e non si debbano) fare delle prove. Le prove sono fondamentali per far emergere eventuali punti deboli, problemi o intoppi nel programma. Imparerete così tanto dalle prove che questo garantirà quasi sicuramente il successo del live stream.
Cercate di eseguire l’intero ciclo dell’evento. Riproducete tutti i contenuti come se si trattasse dell’appuntamento dal vivo, compresi video, grafica, intermezzi, transizioni e persino le sessioni stesse. Chiedete al vostro relatore di partecipare alle prove, in modo che abbia familiarità con il flusso e la logistica dell’evento.
Ritagliate del tempo tra la data delle prove e quella della diretta per apportare eventuali modifiche o aggiustamenti al programma. Una regola generale è di 2-3 giorni prima del giorno della conferenza in diretta streaming. Tuttavia, tenete presente che dipende dalla durata della conferenza.
Eseguite l’evento sulla vostra piattaforma di streaming. Impostate la piattaforma come privata o create un account di prova se la vostra piattaforma di streaming lo consente. Guardate dal punto di vista dei partecipanti per assicurarvi che la loro esperienza sia in linea con le vostre aspettative.
Consigli per la risoluzione dei problemi in diretta
Ogni organizzatore di eventi sa che i piani migliori spesso vanno a rotoli. Ecco alcuni semplici consigli per aiutarvi a superare eventuali intoppi tecnici.
A volte la risoluzione dei problemi è più semplice di quanto sembri. Mantenere una comunicazione chiara con il pubblico prima e durante la conferenza in diretta streaming aiuta a definire le aspettative e a garantire un’esperienza senza intoppi. Quando inviate le e-mail di promemoria ai partecipanti prima dell’inizio dell’evento, includete le informazioni su come contattare l’assistenza o le linee guida per la risoluzione dei problemi raccomandate dalla vostra piattaforma di streaming.
Durante l’evento, annotate i dettagli per la risoluzione dei problemi nelle regole di gestione della conferenza. In genere, l’organizzatore dell’evento può fornire questi dettagli sulla risoluzione dei problemi in diretta durante la conferenza. È anche possibile visualizzare queste informazioni in un breve video, in una diapositiva o in una lavagna. Se si utilizza una piattaforma di streaming solida, si può anche valutare l’opzione di includere un chatbot in grado di mettere in contatto il pubblico con un’assistenza diretta.
In termini di risoluzione dei problemi del live stream stesso, è qui che il vostro team di produzione salverà la giornata. Essi intraprenderanno le azioni tecniche necessarie per garantire che lo streaming sia stabile per tutta la durata della conferenza.
Conclusione: lo streaming in diretta di una conferenza
Lo streaming live di una conferenza può avere un impatto commerciale reale per il vostro marchio. Se state cercando di trasmettere un singolo webinar o vi state preparando per una conferenza in streaming di più giorni, questo è il momento giusto. Ecco i nostri ultimi consigli prima della diretta.
Quando pianificate una conferenza virtuale, tenete presente l’intero ciclo di vita della conferenza, considerando gli obiettivi e i risultati aziendali desiderati.
La definizione dei vostri obiettivi vi aiuterà nella scelta della piattaforma. Una volta che saprete quali sono le caratteristiche e le metriche di cui avete bisogno, avrete a portata di mano una lista di controllo adeguata per la ricerca della piattaforma di streaming che preferite.
Equipaggiatevi con l’attrezzatura e il team di produzione giusti. Lasciate gli aspetti tecnici ai professionisti e concentratevi sui contenuti.
Pianificate in anticipo e prevedete un ampio margine di tempo per le prove dell’evento, in modo da garantire al vostro pubblico un’esperienza virtuale straordinaria.
Contenuto tradotto e liberamente ispirato a https://livestream.com/blog/live-streaming-a-conference